Toplantı Yönetimi

TOPLANTI NEDEN YAPILIR ?

• Personeli bilgilendirmek, görev ve sorumluluklarını hatırlatmak için,
• İşlerle ilgili birden fazla kişinin fikrine başvurmak ve işlerle ilgili görev dağılımlarını gerçekleştirmek için,
• Farklı bakış açılarından yararlanarak daha uygun bir çözüm üretmek için,

TOPLANTI NE ZAMAN YAPILIR ?

• Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmak gerekiyorsa,
• Bir karar almak gerekiyorsa,
• Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa,
• Koordinasyona ihtiyaç varsa,
• Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa

Toplantıya ihtiyaç var demektir.

İHTİYACIMIZ OLANLAR NELERDİR ?

• ‘’ Niçin ‘’ Toplantı yapıyoruz ?
• Toplantıya ‘’ Kimler’’ katılıyor ?
• ‘’Gündemimiz’’ nedir ?
• Toplantıyı ‘’Nerede’’ yapıyoruz ?
• Toplantıyı ‘’Nasıl’’ yöneteceğiz ?

TOPLANTININ İŞLEVLERİ

• Bilgi veya haber verme-öğrenme,
• Bilgi alış verişi veya sorunları saptama,
• Karar alma ve sorun çözme,
• Geniş katılımlı yönetim gerçekleştirme,

KATILIMCILARIN TOPLANTI ÖNCESİ GÖREVLERİ

• Bir önceki toplantının tutanaklarını okuyup verilen görevlerin ne kadarını yaptıklarını belirlemek,
• Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağırılmamak için önlemler almak,
• Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerini düzenlemek,
• Gündeme koyacağınız maddeleri belirlemek,
• Gündem maddenizle ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verin.
• Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıklarınızı gözden geçirin.
• Toplantıya katılamayacaksanız sizin yerinize katılabilecek varsa bu kişiyi belirleyin ve toplantıyı düzenleyen birime bildirin. Yerinize katılabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirin.

KATILIMCILARIN TOPLANTI SIRASINDA GÖREVLERİ

• Söz almadan ve söz verilmeden konuşmayın,
• Karşılıklı konuşmayın,
• Az ve öz konuşun. Sık sık söz almayın,
• Konudan konuya geçmeyin,
• Tartışmalara katılın seyirci kalmayın,
• Görüşlerinizi veya itirazlarınızı gerekçeleriyle birlikte söyleyin.
• Konuşulanları iyi dinleyin not alın,
• Başka biri kabul edemeyeceğiniz bir teklif sunarsa açıklamasını isteyin,
• Kabul edilmeyecek teklifler sunmayın,
• Nutuk çekmeyin, doğal konuşun,
• Ses tonunuza dikkat edin,

TOPLANTI LİDERİNİN GÖREVLERİ

• Liderler toplantının iklimini ayarlayabilen kişilerdir.
• Liderin görünen açık görevi sınırlı zaman içerisinde gündemde yer alan maddelerin görüşülmesini sağlamaktır.
• Bunun dışında liderlerin toplantıya ilişkin temel görevlerini üç başlık altında toplayabiliriz:

1- ÖNCEDEN PLANLAMA

• Toplantıda kimler bulunmalı ?
• Toplantı ne kadar sürmeli ?
• Toplantıda hangi konular görüşülmeli ?
• Toplantı sırasında gerekli olacak materyallerin ve araçların neler olacağı düşünülmeli.

2- TOPLANTIYI YÖNLENDİRME

• Yöneticinin toplantı sürecinde yapması gerekenler :
• Toplantının belirlenen gündem çerçevesinde sürdürülmesini sağlamak.
• Konuşmacıların rahatlıkla görüş, düşünce ve eleştirilerini dile getirmelerine fırsat vermesi.
• Toplantı boyunca nazik, demokratik ve dürüst bir tavır sergilemesi.

3- TAKİP

• Toplantı başarılı mı ?
• Toplantı sürecinde ve toplantı sonrasında verilen görevler yerine getirildi mi ?
• Toplantı ile ulaşmak istediğimiz hedefleri yakalayabildik mi ?
• Sorulara verilecek cevaplar toplantının takibi kapsamındadır.

TOPLANTIYA YOL GÖSTERİCİ BİLGİLER

• Toplantının sayısı kurumda yapılan işe ve toplantının amacına göre değişebilir. Ancak genel olarak bakıldığında;
• Düzenli bir takvimle aynı gün ve aynı saatte toplantıların yapılması daha uygundur.
• Bazı gruplar için her gün sabah kısa toplantının  yapılması gerekebilir.

TOPLANTININ SÜRESİ

• Toplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır.
• Aralıksız 2 saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır.
• Zamanla toplantıların süresini tespit etme işi katılımcılara bırakılabilir.

VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN

• Zamanında başla,
• Gündeme sadık kal,
• Konu dışına çıkma,
• İkili konuşma
• Söz kesme
• Rastgele dışarı çıkma,
• Yapıcı ol,
• Dinle,
• Sonuçlar ve eylemler üzerinde anlaş Zamanında bitir.

TOPLANTIDA

• Her konu gerektiği ve yeteri kadar tartışılmış olmalıdır.
• Herkesin görüşlerini almak gerekir.
• Toparlayıcı olmak gerekir.

TOPLANTININ SON MADDESİ

• Kararların gözden geçirilmesi
• Her kararın içermesi gereken hususlar :
  • Kim
  • Kimlerle
  • Nasıl
  • Nerede  Ne zaman

TUTANAKLAR

• Toplantı tutanakları toplantıdan hemen sonra mümkünse her karar , kararın alınmasına takiben yazılmalıdır.
• Tartışmalar tazeyken, metnin yazılması, tüm üyelerin imcelemesi ve imzalaması daha kolaydır.